Ketika Instrumen Laboratorium Error di Tengah Pemeriksaan
Bayangkan situasi berikut.
Sampel pasien sedang menumpuk di laboratorium. Pemeriksaan rutin berjalan seperti biasa, tetapi tiba-tiba analyzer menampilkan pesan error. Pemeriksaan tertunda, antrean sampel bertambah, dan target waktu penyelesaian hasil atau turnaround time (TAT) mulai terancam.
Dalam situasi seperti ini, apa yang sebaiknya dilakukan oleh Ahli Teknologi Laboratorium Medik (ATLM)?
Langkah pertama bukan langsung menekan tombol reset, mengulangi pemeriksaan berkali-kali, atau membongkar instrumen. ATLM perlu mengidentifikasi masalah secara sistematis, memastikan keselamatan, dan mengikuti prosedur penanganan gangguan yang berlaku.
Instrumen yang mengalami gangguan tidak selalu berarti komponennya rusak. Masalah dapat berkaitan dengan sampel, reagen, kondisi operasional, suplai listrik, pemeliharaan, maupun komponen instrumen itu sendiri.
World Health Organization (WHO) melalui Laboratory Quality Management System: Handbook menjelaskan bahwa gangguan peralatan dapat dikenali melalui perubahan fungsi alat, pergeseran hasil kontrol mutu, atau perubahan nilai kalibrator. WHO juga merekomendasikan penggunaan petunjuk troubleshooting dari produsen untuk membantu mengidentifikasi sumber masalah.
Sumber: WHO — Laboratory Quality Management System: Handbook.
Apa Itu Troubleshooting Instrumen Laboratorium?
Troubleshooting adalah proses sistematis untuk mengidentifikasi kemungkinan penyebab suatu gangguan, melakukan pemeriksaan awal yang diizinkan, dan menentukan tindakan yang tepat untuk menyelesaikan masalah atau meneruskannya kepada personel yang berwenang.
Dalam praktik laboratorium medik, troubleshooting bukan sekadar menghilangkan pesan error dari layar instrumen. Tujuannya adalah memastikan sumber gangguan ditangani secara tepat tanpa mengabaikan keselamatan, integritas sampel, dan mutu hasil pemeriksaan.
Secara umum, troubleshooting awal mencakup:
- Mengidentifikasi gejala atau pesan error.
- Memastikan kondisi kerja aman.
- Memeriksa faktor yang berada dalam kewenangan operator.
- Mengikuti panduan troubleshooting dari produsen dan SOP laboratorium.
- Mendokumentasikan temuan serta tindakan yang dilakukan.
- Melakukan eskalasi kepada penanggung jawab atau teknisi jika masalah belum terselesaikan.
Langkah-langkah tersebut perlu disesuaikan dengan jenis instrumen. Pesan error pada hematology analyzer, chemistry analyzer, centrifuge, dan mikroskop dapat memiliki penyebab serta penanganan yang berbeda.
6 Langkah Troubleshooting Awal yang Perlu Diketahui ATLM
1. Identifikasi Pesan Error dan Gejala Gangguan
Ketika instrumen menampilkan alarm atau pesan error, catat informasi yang muncul sebelum melakukan tindakan lebih lanjut.
Informasi yang perlu diperhatikan antara lain:
- Kode atau pesan error yang ditampilkan.
- Waktu kejadian dan tahap pemeriksaan ketika gangguan muncul.
- Apakah gangguan terjadi pada satu sampel atau beberapa sampel.
- Apakah instrumen masih beroperasi atau berhenti sepenuhnya.
- Apakah terdapat perubahan pada hasil QC, kalibrasi, atau indikator fungsi alat.
Informasi tersebut membantu mempersempit kemungkinan penyebab gangguan dan memudahkan komunikasi dengan teknisi.
Contoh kasus: chemistry analyzer menampilkan peringatan pada sistem aspirasi ketika memproses sampel pasien. ATLM sebaiknya mencatat kode error dan mengikuti prosedur yang sesuai sebelum memutuskan apakah pemeriksaan dapat dilanjutkan.
Jangan langsung mengasumsikan bahwa probe tersumbat hanya berdasarkan satu pesan error. Penyebab sebenarnya harus ditentukan melalui panduan instrumen dan hasil pemeriksaan lebih lanjut.
2. Pastikan Kondisi Aman Sebelum Melakukan Pemeriksaan
Keselamatan harus menjadi prioritas sebelum melakukan troubleshooting.
Jika instrumen mengeluarkan suara abnormal, menunjukkan kebocoran, menghasilkan bau terbakar, mengalami getaran berlebihan, atau memperlihatkan kondisi yang berpotensi membahayakan, hentikan penggunaan sesuai prosedur keselamatan dan amankan area kerja.
Hindari membuka penutup, menyentuh komponen bergerak, atau menangani bagian listrik tanpa kewenangan dan prosedur yang sesuai.
Pada alat yang memproses bahan infeksius atau menggunakan bahan kimia, petugas juga harus mempertimbangkan risiko paparan sesuai penilaian risiko dan prosedur keselamatan laboratorium.
Apabila gangguan menunjukkan potensi bahaya, jangan memaksakan instrumen untuk kembali beroperasi hanya demi mengejar target TAT.
3. Periksa Faktor Eksternal yang Berada dalam Kewenangan Operator
Tidak semua gangguan berasal dari kerusakan internal instrumen. Karena itu, pemeriksaan awal dapat diarahkan pada faktor-faktor yang dapat diperiksa dengan aman oleh operator.
Sampel
Periksa kesesuaian jenis tabung, volume, identitas, kondisi fisik, serta kemungkinan adanya bekuan atau hemolisis apabila relevan dengan metode pemeriksaan.
Sampel yang tidak sesuai persyaratan dapat menyebabkan masalah aspirasi atau memengaruhi proses pemeriksaan.
Reagen dan bahan habis pakai
Periksa ketersediaan reagen, tanggal kedaluwarsa, kondisi penyimpanan, pemasangan, serta status lot apabila relevan. Pastikan bahan yang digunakan sesuai dengan instrumen dan metode.
Suplai listrik dan kondisi operasional
Jika sesuai SOP, periksa status sambungan listrik, sumber daya, koneksi yang dapat diakses operator, serta kondisi lingkungan yang dipersyaratkan. Jangan melakukan pemeriksaan atau perbaikan listrik yang memerlukan personel kompeten.
Status pemeliharaan
Tinjau apakah instrumen telah menjalani pemeliharaan rutin sesuai jadwal dan apakah terdapat catatan gangguan sebelumnya yang berkaitan.
WHO merekomendasikan agar troubleshooting mempertimbangkan kemungkinan masalah pada sampel, reagen, suplai air atau listrik, serta instrumen. Pemeriksaan perlu dilakukan secara sistematis berdasarkan gejala dan petunjuk produsen.
Sumber: WHO — Laboratory Quality Management System: Handbook, bagian troubleshooting dan perbaikan peralatan.
4. Ikuti Petunjuk Troubleshooting dari Produsen
Setelah mengidentifikasi gejala dan memeriksa faktor awal, gunakan manual instrumen atau panduan troubleshooting resmi dari produsen.
Panduan tersebut dapat memuat arti kode error, kemungkinan penyebab, pemeriksaan yang boleh dilakukan operator, dan kondisi yang memerlukan bantuan teknisi.
Lakukan tindakan sesuai urutan yang ditentukan. Hindari mengubah beberapa pengaturan sekaligus karena hal tersebut dapat menyulitkan identifikasi penyebab gangguan.
Jangan melakukan pembongkaran, penyesuaian komponen, atau penggantian suku cadang di luar kewenangan.
Jika prosedur troubleshooting awal tidak menyelesaikan masalah, hentikan upaya yang berisiko dan eskalasikan gangguan kepada penanggung jawab laboratorium atau teknisi yang berwenang.
5. Evaluasi Kinerja Instrumen Sebelum Pemeriksaan Dilanjutkan
Satu hal penting yang sering perlu diperhatikan adalah bahwa hilangnya pesan error tidak otomatis membuktikan instrumen telah kembali bekerja dengan baik.
Setelah tindakan pemeliharaan atau troubleshooting, evaluasi yang diperlukan bergantung pada jenis gangguan, tindakan yang dilakukan, dan ketentuan produsen.
Evaluasi tersebut dapat mencakup:
- Pemeriksaan fungsi instrumen.
- Pemeriksaan status kalibrasi atau verifikasi kalibrasi jika dipersyaratkan.
- Pelaksanaan dan evaluasi QC sesuai SOP.
- Pemeriksaan lain yang diwajibkan setelah tindakan teknis tertentu.
Apabila hasil QC tidak memenuhi kriteria penerimaan, penyebabnya harus diinvestigasi sebelum instrumen digunakan untuk melaporkan hasil pasien.
Perlu diingat bahwa QC yang memenuhi kriteria penerimaan merupakan salah satu bukti kinerja sistem pemeriksaan, tetapi tidak selalu cukup untuk menyingkirkan seluruh jenis gangguan. Evaluasi tambahan mungkin diperlukan berdasarkan karakteristik masalah.
CLSI QMS23 membahas pemeriksaan fungsi, verifikasi kalibrasi, kualifikasi kinerja, dan pemeliharaan preventif untuk peralatan laboratorium umum. Untuk analyzer khusus, laboratorium tetap perlu merujuk pada panduan yang relevan dengan instrumen tersebut.
Sumber: CLSI QMS23 — General Laboratory Equipment Performance Qualification, Use, and Maintenance.
6. Dokumentasikan Gangguan dan Lakukan Eskalasi Jika Diperlukan
Jika gangguan tidak dapat diselesaikan melalui prosedur awal, laporkan kepada penanggung jawab laboratorium dan hubungi teknisi sesuai mekanisme yang berlaku.
Dokumentasi gangguan sebaiknya mencakup:
- Identitas instrumen dan nomor inventaris.
- Tanggal serta waktu kejadian.
- Pesan atau kode error.
- Kondisi ketika gangguan terjadi.
- Pemeriksaan awal yang telah dilakukan.
- Hasil tindakan troubleshooting.
- Dampak terhadap sampel, QC, dan pelayanan.
- Nama petugas serta pihak yang menerima eskalasi.
- Hasil perbaikan dan evaluasi sebelum alat digunakan kembali.
Catatan ini bukan hanya berguna untuk menyelesaikan gangguan saat itu. Data tersebut juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi pola kerusakan berulang, mengevaluasi efektivitas pemeliharaan, dan menyusun tindakan pencegahan.
Studi Kasus: Chemistry Analyzer Mengalami Error saat Sampel Menumpuk
Sebuah laboratorium sedang memproses banyak sampel kimia klinik. Di tengah pemeriksaan, chemistry analyzer menampilkan peringatan terkait sistem aspirasi dan menghentikan proses pada beberapa sampel.
Bagaimana ATLM sebaiknya merespons situasi tersebut?
Tahap 1 — Amankan proses
ATLM mengikuti instruksi pada instrumen dan SOP, menghentikan proses yang terdampak, serta memastikan sampel yang belum selesai diperiksa tetap teridentifikasi dan ditangani sesuai persyaratan penyimpanan.
Tahap 2 — Identifikasi gangguan
ATLM mencatat kode error, tahap pemeriksaan saat gangguan terjadi, dan jumlah sampel yang terdampak.
Tahap 3 — Periksa faktor awal
ATLM memeriksa kesesuaian sampel, status reagen, dan kondisi lain yang dapat diperiksa sesuai petunjuk produsen. Apabila manual mengarahkan pada pemeriksaan jalur aspirasi yang boleh dilakukan operator, tindakan tersebut dilaksanakan sesuai SOP.
Tahap 4 — Evaluasi hasil tindakan
Jika gangguan teratasi, ATLM melakukan pemeriksaan fungsi dan evaluasi QC sesuai kebutuhan serta ketentuan instrumen. Pemeriksaan pasien dilanjutkan hanya setelah kriteria kelayakan terpenuhi.
Tahap 5 — Eskalasi dan atur pelayanan
Jika gangguan tetap terjadi, instrumen tidak dipaksakan untuk beroperasi. Penanggung jawab laboratorium dapat mengatur penggunaan instrumen cadangan atau merujuk pemeriksaan ke laboratorium lain sesuai prosedur yang berlaku.
Tahap 6 — Dokumentasikan dampaknya
Laboratorium mencatat downtime, sampel yang terdampak, tindakan yang dilakukan, dan tindak lanjut terhadap pemeriksaan yang tertunda.
Kasus ini menunjukkan bahwa troubleshooting yang baik tidak hanya berfokus pada menghilangkan error. ATLM juga harus menjaga integritas sampel, mutu hasil, dan kesinambungan pelayanan.
Bagaimana Jika Gangguan Instrumen Baru Diketahui Setelah Hasil Dilaporkan?
Gangguan instrumen tidak selalu terdeteksi ketika alat berhenti beroperasi. Dalam kondisi tertentu, instrumen mungkin masih menghasilkan angka meskipun terdapat masalah pada komponen pengukuran.
WHO melalui Laboratory Quality Stepwise Implementation tool menekankan pentingnya menentukan dan memperbaiki potensi dampak negatif peralatan yang mengalami kerusakan terhadap pemeriksaan sebelumnya.
Jika ditemukan indikasi bahwa gangguan instrumen mungkin telah memengaruhi hasil yang dilaporkan, laboratorium perlu melakukan penilaian dampak secara sistematis.
Langkah yang relevan meliputi:
- Mengidentifikasi periode ketika instrumen diduga mengalami gangguan.
- Menelusuri pemeriksaan dan hasil pasien yang mungkin terdampak.
- Mengevaluasi bukti yang tersedia, termasuk QC, kalibrasi, catatan alat, dan temuan teknis.
- Menentukan kebutuhan pemeriksaan ulang atau tindakan lain berdasarkan hasil investigasi.
- Melakukan koreksi atau komunikasi kepada pihak terkait apabila diperlukan, sesuai prosedur laboratorium.
- Mendokumentasikan investigasi, keputusan, dan tindakan korektif.
Tidak semua error mengharuskan seluruh hasil sebelumnya diulang. Keputusan harus didasarkan pada jenis gangguan, periode paparan, bukti kinerja, dan penilaian risiko.
Peran ATLM dalam Mencegah Error Instrumen Berulang
Troubleshooting merupakan bagian dari pengelolaan peralatan, tetapi pencegahan tetap diperlukan agar gangguan yang sama tidak terus berulang.
ATLM dapat berkontribusi melalui beberapa kegiatan berikut:
- Melaksanakan preventive maintenance sesuai jadwal dan petunjuk produsen.
- Memeriksa kesiapan instrumen sebelum digunakan.
- Memantau tren QC dan mencatat penyimpangan.
- Memastikan penggunaan reagen dan bahan habis pakai sesuai persyaratan.
- Melaporkan gangguan dan mendokumentasikan tindakan korektif.
- Mengikuti pelatihan penggunaan instrumen serta prosedur keselamatan.
- Berpartisipasi dalam evaluasi penyebab gangguan berulang bersama penanggung jawab laboratorium.
ISO 15189:2022 menetapkan persyaratan mutu dan kompetensi bagi laboratorium medik, termasuk pengelolaan proses dan sumber daya yang mendukung keandalan pelayanan. Implementasi pengelolaan peralatan perlu disesuaikan dengan persyaratan standar, regulasi yang berlaku, manual produsen, dan SOP laboratorium.
Sumber: ISO 15189:2022 — Medical laboratories: Requirements for quality and competence.
Kesimpulan
Instrumen laboratorium yang mengalami error memerlukan respons yang sistematis, bukan tindakan coba-coba. ATLM perlu mengidentifikasi gejala, memastikan keselamatan, memeriksa faktor yang berada dalam kewenangannya, mengikuti petunjuk produsen, dan mengevaluasi kinerja instrumen sebelum pemeriksaan dilanjutkan.
Jika gangguan tidak dapat diatasi melalui prosedur awal, eskalasi kepada teknisi atau personel yang berwenang merupakan langkah yang tepat. Dokumentasi dan penilaian dampak terhadap hasil pasien juga tidak boleh diabaikan, terutama ketika terdapat indikasi bahwa gangguan mungkin telah berlangsung sebelum terdeteksi.
Pada akhirnya, kemampuan troubleshooting bukan hanya soal membuat instrumen kembali beroperasi. Kemampuan ini merupakan bagian dari kompetensi profesional ATLM untuk menjaga keselamatan kerja, mutu hasil pemeriksaan, dan kesinambungan pelayanan laboratorium.
Referensi
- World Health Organization. (2008). Maintenance Manual for Laboratory Equipment. WHO. ISBN 978-92-4-159635-0. https://www.who.int/publications/i/item/9789241596350
- World Health Organization. (2011). Laboratory Quality Management System: Handbook. WHO. ISBN 978-92-4-154827-4. https://www.who.int/publications/i/item/9789241548274
- Clinical and Laboratory Standards Institute. (2019). QMS23—General Laboratory Equipment Performance Qualification, Use, and Maintenance. 2nd ed. CLSI. https://clsi.org/shop/standards/qms23/
- International Organization for Standardization. (2022). ISO 15189:2022—Medical laboratories: Requirements for quality and competence. ISO. https://www.iso.org/standard/76677.html
- World Health Organization. Laboratory Quality Stepwise Implementation tool: When equipment appears to be defective, determine and correct the potential negative influence on previous testing results. https://extranet.who.int/lqsi/content/when-equipment-appears-be-defective-determine-and-correct-potential-negative-influence
